Braintoss

Analysoinut Appwesome

Oletko koskaan ollut tilanteessa, jossa sinulla on loistava idea, mutta ei mitään mihin sen tallentaa? Tai ehkä olet keskellä kiireistä päivää ja haluat muistaa jotain tärkeää myöhemmin? Tässä kohtaa Braintoss astuu kuvaan. Tämä sovellus on kuin henkilökohtainen avustajasi, joka tallentaa kaikki ajatuksesi ja ideasi yhdellä napin painalluksella.

Kun nopea tallennus tökkii

Braintossin vahvuus on siinä, että se on tarkoitettu nopeaan talteenottoon, ei pitkään järjestelyyn. Siksi pieni kitka tuntuu tässä tavallista suuremmalta: jos avaan sovelluksen vasta myöhemmin, alkuperäinen ajatus voi jo olla kadonnut tai muuttunut. Minusta toimivin tapa on päättää etukäteen, millaisia asioita sinne haluan kirjata ja käyttää sitä samalla tavalla joka kerta. Lyhyt muistutus, ostettava asia tai keskeneräinen idea sopii paremmin kuin moniosainen suunnitelma, jonka paikka olisi varsinaisessa tehtävälistassa.

Jos tallennus ei tunnu onnistuvan, tarkistan ensin rauhassa, olenko tehnyt sovelluksessa haluamani toiminnon loppuun asti ja onko puhelimessa yhteys käytettävissä. Koska sovelluksen idea liittyy tietojen lähettämiseen sähköpostiin, kannattaa myös varmistaa, että sähköpostin vastaanottopaikka ja siihen liittyvät omat asetukset ovat sellaiset kuin odotan. Tämä ei ole monimutkainen vianetsintälista, vaan käytännöllinen muistutus siitä, että tallennus ja myöhempi löytyminen ovat kaksi eri vaihetta.

Aloita pienellä kokeilulla

Ennen kuin luottaisin sovellukseen kiireisen päivän ainoana muistina, tekisin yhden matalan kynnyksen kokeilun: kirjoittaisin lyhyen muistiinpanon ja katsoisin, miten se päätyy omaan sähköpostiin. Sen jälkeen kokeilisin ääntä tai kuvaa, jos juuri niitä aikoo käyttää. Näin huomaa omassa arjessa, sopiiko tapa tallettaa sisältöä ja löytyykö se myöhemmin tutusta paikasta. Samalla voi päättää, haluaako käyttää Braintossia vain ajatusten keräämiseen vai myös konkreettisten tehtävämuistutusten lähtöpisteenä.

Yksi hyödyllinen tapa on pitää tallenteet tarkoituksella lyhyinä ja ilmaista niissä seuraava askel. Esimerkiksi pelkän sanan “lasku” sijaan voi tallentaa “tarkista sähkölasku illalla”. Kun viesti myöhemmin osuu silmiin sähköpostissa, sen merkitys ei riipu siitä, että muistaisin kiireisen hetken taustan. Jos käytän ääntä, pyrin sanomaan saman asian alussa, jotta viestin sisältö hahmottuu ilman pitkää kuuntelua. Tämä on pieni rutiini, mutta se vähentää sitä, että nopea tallennus muuttuu myöhemmin uudeksi arvoitukseksi.

Mikä on Braintoss?

Braintoss on yksinkertainen mutta tehokas sovellus, joka on saatavilla sekä Androidille että iOS:lle. Ideana on, että voit tallentaa ideoita, muistiinpanoja, kuvia ja äänitallenteita nopeasti ja helposti. Sovellus lähettää nämä tiedot suoraan sähköpostiisi, joten et koskaan menetä tärkeitä ajatuksiasi. Se on erityisen hyödyllinen niille, jotka ovat aina liikkeellä eivätkä halua unohtaa mitään tärkeää.

Tässä sähköpostiin perustuvassa toimintatavassa on oma kompromissinsa. Se voi olla kätevä, jos sähköposti on muutenkin paikka, josta käsin käsittelen päivän asioita. Jos taas postilaatikko on jo täynnä uutiskirjeitä, työviestejä ja ilmoituksia, uudet muistiinpanot voivat hukkua niiden joukkoon. En siis pitäisi pelkkää lähettämistä vielä valmiina tehtävienhallintana: tallenne auttaa muistamaan, mutta minun täytyy itse lukea se, päättää mitä teen ja siirtää asia tarvittaessa kalenteriin tai tehtävälistaan.

Ajatellaan tavallista työmatkaa. Mieleen tulee idea, jota en voi pysähtyä työstämään, ja samalla pitää muistaa ostaa jotakin kotiin. Braintossin kaltaiseen nopeaan keräämiseen sopii tallentaa nämä erillisinä, lyhyinä viesteinä eikä yrittää laatia täydellistä suunnitelmaa liikkuessa. Kun palaan sähköpostin ääreen, voin muuttaa ostoksen tehtäväksi ja idean myöhemmin muistiinpanoksi. Tällainen kaksivaiheinen työnkulku on realistisempi kuin odottaa, että yksi nappi sekä tallentaa että järjestää kaiken puolestani.

Käyttöliittymä ja toiminnot

Sovelluksen käyttöliittymä on todella selkeä ja helppokäyttöinen. Kun avaat sovelluksen, sinulla on kolme päävaihtoehtoa: voit kirjoittaa muistiinpanon, nauhoittaa ääniviestin tai ottaa kuvan. Tämä yksinkertaisuus on yksi Braintossin suurimmista vahvuuksista. Ei ole turhaa säätämistä tai monimutkaisia valikoita, vaan pääset suoraan asiaan.

Kirjoittaminen on nopeaa ja kätevää, ja ääniviestien tallentaminen on yhtä helppoa. Kuvien ottaminen toimii moitteettomasti ja ne tallentuvat selkeänä sähköpostiisi. Sovellus tukee myös Apple Watchia, joten voit käyttää sitä ranteestasi, mikä on kätevää, jos olet esimerkiksi lenkillä tai kokouksessa.

Valitsen tallennustavan tilanteen mukaan, en sen perusteella, mikä kuulostaa hienoimmalta. Teksti on paras, kun tarvitsen tarkan nimen, päivämäärän tai yhden selkeän tehtävän. Ääni taas on luonteva silloin, kun kädet ovat varattuina tai ajatus on helpompi sanoa kuin kirjoittaa. Kuva voi olla hyödyllisempi kuin tekstikuvaus, jos haluan muistaa esimerkiksi jonkin näkyvän yksityiskohdan. Käytännön vaihtokauppa on se, että kuva ja pitkä ääniviesti eivät välttämättä ole myöhemmin yhtä nopeasti silmäiltävissä kuin lyhyt tekstirivi.

Kannattaa myös miettiä, mitä tietoa kuvaan tai ääniviestiin tallentaa. Jos sisältö on arkaluonteista, en käyttäisi nopeaa muistikeruuta huolettomasti vain siksi, että se on kätevää; valitsisin siihen tarkoitukseen sopivan, omassa käytössäni turvalliseksi arvioimani tavan. Tavalliset ideat ja arkiset muistutukset ovat eri asia kuin luottamukselliset työasiat tai henkilökohtaiset tiedot. Tämä on yleinen harkintakysymys aina, kun sisältöä siirtyy omaan sähköpostiin.

Arjen työnkulku ja vaihtoehdot

Jos sähköpostiisi saapuu paljon Braintoss-merkintöjä, niiden käsittelylle kannattaa varata yksi pieni hetki päivän aikana. Luon itselleni yksinkertaisen säännön: poimin viestistä yhden seuraavan teon, siirrän määräaikaisen asian kalenteriin ja poistan tai arkistoin sellaisen, jota en enää tarvitse. Sovellus toimii silloin keräyspaikkana, eikä postilaatikon tarvitse muuttua pysyväksi tehtävävarastoksi. Tämä myös paljastaa nopeasti, tallennanko asioita vain tavan vuoksi vai palaanko niihin oikeasti.

Vertailussa tavallisiin muistiinpano- ja tehtäväsovelluksiin ero on käyttötarkoituksessa. Perinteinen tehtävälista on parempi, kun haluan asettaa tehtäviä järjestykseen, seurata niiden valmistumista tai tarkastella kokonaisuutta. Muistiinpanosovellus sopii paremmin pitkille teksteille ja aiheittain järjestettäville ajatuksille. Braintoss on mielekkäimmillään nopeana välietappina: se auttaa saamaan asian talteen heti, mutta ei korvaa sitä työkalua, jossa myöhemmin suunnittelen ja seuraan tekemistä.

Samasta syystä en suosittelisi sitä ensisijaiseksi vaihtoehdoksi ihmiselle, joka tarvitsee monimutkaisia projekteja, jaettuja tehtäviä tai tarkkaa aikataulutusta. Jos haluan nähdä kaikki tehtävät yhdessä järjestetyssä näkymässä, käytän siihen tarkoitettua tehtävälistaa. Jos taas suurin ongelmani on se, että unohdan ajatuksen ennen kuin ehdin avata pitkän muistiinpanosovelluksen, Braintossin suora lähestymistapa voi olla osuvampi. Ratkaiseva kysymys ei ole, kumpi sovellus on yleisesti parempi, vaan tarvitsenko ensin nopean keräysvälineen vai heti valmiin järjestelmän.

Kenelle Braintoss sopii?

Tämä sovellus on loistava kaikille, jotka haluavat hallita arkeaan tehokkaammin. Olitpa sitten yrittäjä, opiskelija tai kiireinen vanhempi, Braintoss voi auttaa sinua pysymään järjestyksessä. Erityisesti ihmisille, jotka saavat usein uusia ideoita ja haluavat tallentaa ne nopeasti, sovellus on todellinen pelastaja.

Sen käyttö on intuitiivista, joten se sopii kaikille ikäryhmille. Vaikka et olisikaan teknisesti taitava, tulet huomaamaan, että Braintoss on helppo ottaa haltuun.

Suomessa kyseessä on maksullinen tuottavuussovellus, jonka hinta on 3,59 euroa. Minusta sitä kannattaa arvioida nimenomaan säästetyn vaivan kautta: jos nopea muistiinpanon tekeminen ja sähköpostiin palaaminen muodostuvat omaksi rutiiniksi, yksinkertainen työkalu voi olla hintansa arvoinen. Jos taas käytät jo sujuvasti puhelimen omia muistiinpanoja etkä kaipaa erillistä keräystapaa, lisäostos ei välttämättä muuta arkeasi. Sovelluksen PEGI 3 -ikäluokitus kertoo sen ikäsopivuudesta, mutta ei yksin ratkaise, sopiiko sen työnkulku tietylle käyttäjälle.

Braintossin Android-versio edellyttää vähintään Android 6.0 -käyttöjärjestelmää. Sovellusta kehittää Braintoss, ja nykyinen versio on 8.1.2. Nämä tiedot ovat käytännössä hyödyllisiä ennen asentamista: tarkistan ensin, että oma laitteeni täyttää järjestelmävaatimuksen, ja kokeilen sen jälkeen tallennusta omalla sähköpostikäytölläni. Sovelluksella on 3,1 tähden keskiarvo 406 arviosta, ja asennuksia on yli 10 000. Nämä luvut antavat yleiskuvaa sen vastaanotosta, mutta omaan päätökseeni vaikuttaa enemmän se, sopiiko sähköpostiin perustuva tallennus tapoihini.

Milloin ongelma on muualla?

Jos viestiä ei löydy odotetusti, en heti päättele, että itse tallennus epäonnistui. Katson ensin, olenko sähköpostissa oikeassa postilaatikossa ja löytyisikö viesti tavallisen saapuneet-kansion sijasta muualta. Sen jälkeen tarkistan, että puhelimen yhteys toimii ja että sovelluksen käyttämä sähköpostiosoite on se, jota etsin. Tällaiset tarkistukset ovat yleisiä ja turvallisia lähtökohtia; jos ongelma jatkuu, on järkevää kokeilla sovellusta uudelleen myöhemmin eikä tehdä hätäisiä muutoksia kaikkiin asetuksiin.

Toinen tavallinen kompastuskivi on odotus siitä, että tallennettu asia muistuttaisi itsestään oikealla hetkellä. Braintossin perusajatus on saada sisältö talteen, kun se tulee mieleen. Siksi kiireellinen tapaaminen tai määräaika kannattaa siirtää erikseen kalenteriin tai tehtävään, jossa näen sen oikeaan aikaan. Tallennus voi pelastaa ajatuksen unohtumiselta, mutta se ei yksin takaa, että muistan avata viestin sopivalla hetkellä. Kun erotan nämä kaksi tarvetta toisistaan, sovellus tuntuu luotettavammalta ja sen rajat ovat selvät.

Myös oma sähköpostirutiini vaikuttaa kokemukseen. Jos luen postia vain harvoin, sähköpostiin lähetetty muistutus ei välttämättä ole minulle nopein tapa palata asiaan. Silloin voin silti käyttää sovellusta ajatusten keräämiseen, mutta käsittelyhetki pitää suunnitella tietoisesti tai valita jokin muu työkalu tärkeille määräajoille. Jos taas sähköposti on jo osa työpäivää, saapuva merkintä voi sopia siihen luontevasti. Tämä ero ratkaisee usein enemmän kuin sovelluksen yksittäinen toiminto.

Yhteenveto

Kaiken kaikkiaan Braintoss on loistava työkalu kaikille, jotka tarvitsevat helpon tavan tallentaa ja hallita ideoitaan ja muistiinpanojaan. Se on todella yksinkertainen käyttää ja tekee juuri sen mitä lupaa. Jos olet etsinyt sovellusta, joka auttaa sinua pysymään järjestyksessä ja muistamaan kaiken tärkeän, tässä se on. Kannattaa ladata ja kokeilla itse, sillä et tule pettymään!

Oma suositukseni on kokeilla sitä pienessä, rajatussa käytössä: tallenna viikon ajan vain ne ajatukset, jotka muuten jäisivät kesken muun tekemisen, ja katso sitten, palaatko niihin sähköpostista. Jos kyllä, Braintoss voi ansaita paikkansa nopeana muistien keräyspisteenä. Jos viestit kasaantuvat etkä käsittele niitä, ongelma ei ratkea lisäämällä tallenteita, vaan tarvitset ehkä selkeämmän tehtäväjärjestelmän. Tämä rehellinen testi kertoo enemmän sovelluksen sopivuudesta kuin pelkkä ensivaikutelma käyttöliittymästä.